KI Talk Notes #152 – Claude in 10 Min: Dein persönlicher Assistent für Mails & Aufgaben

In dieser Folge

Nicht für jede Aufgabe ein eigener Agent. Die Empfehlung der großen Labs lautet inzwischen: eine zentrale Prozessdokumentation, auf die die KI per Konnektor zugreift.
Der Assistent selbst ist unspektakulär – ein Projekt in Claude mit einer Projektanweisung und den passenden Konnektoren.
Proaktiv wird er erst über geplante Aufgaben: Mail-Screening dreimal am Tag, ein Taskboard, eine News-Analyse um sechs.
Drei Denkstrategien als Prompt: der blinde Fleck, das Premortem und Pareto.
Aus euren Fragen: Notion oder Obsidian – und wie du bei Skills, Agenten und Konnektoren die Übersicht behältst.

Zum Nachmachen

Die Grundlage: eine zentrale Dokumentation

Der Assistent ist nur so gut wie das, was er über deine Abläufe weiß. Diesen Teil vor dem Assistenten bauen, nicht danach.

Ein Dokumentationssystem wählen Ich nutze Notion. Genauso geht Confluence, wenn du in der Atlassian-Welt unterwegs bist, oder Obsidian, oder theoretisch SharePoint. Entscheidend ist nicht das Tool, sondern dass es einen guten Konnektor gibt.
Prozesse festhalten statt Aufgaben verteilen Oft Playbook genannt: Wie laufen die Abläufe in deinem Unternehmen wirklich? Das ist mittlerweile auch die offizielle Empfehlung von Anthropic und OpenAI – nicht für jede einzelne Aufgabe einen eigenen Agenten anzulegen.
Auch Formate dokumentieren Bei mir steht dort, wie die verschiedenen Content-Formate aufbereitet werden müssen. Deshalb kann der Assistent mir Inhalte direkt kanalfertig vorbereiten, ohne dass ich es jedes Mal erkläre.

Bevor du den ersten Konnektor verbindest

Wichtig

Ein Konnektor gibt der KI Zugriff auf Mails, Kalender und Dateien – also in aller Regel auf personenbezogene und sensible Daten. Das ist hochgradig datenschutzrelevant. Klär das Setup vorher mit eurem Datenschutzbeauftragten oder einem Anwalt ab. Ich kann und darf hier keine Rechtsberatung geben.

Den Assistenten anlegen

Bei mir läuft er in Claude und heißt Apollo. Das Prinzip trägt genauso in ChatGPT.

Ein Projekt anlegen Nicht einen Chat, sondern ein Projekt. Nur dort gibt es Projektanweisungen und geplante Aufgaben.
Die Rolle in die Projektanweisung schreiben Wer der Assistent ist und wobei er unterstützen soll. Dazu, was er grundsätzlich berücksichtigen muss. Noch keine konkreten Aufgaben – die kommen später als geplante Aufgaben dazu.
Die Konnektoren verbinden, die du wirklich brauchst Bei mir sind das Gmail, Google Drive, Google Calendar, Notion und der Konnektor zu meiner Teleprompter-App. Geh die Frage andersherum an: Mit welchen Systemen arbeitest du täglich?

Ihn proaktiv machen: geplante Aufgaben

Das ist der Teil, der den Unterschied macht. Eine geplante Aufgabe läuft in einem festen Rhythmus, statt dass du jedes Mal danach fragst. Hier meine drei, als Vorlage.

Mail-Screening, dreimal täglich Morgens, mittags, abends schaut er das Postfach durch: Was muss beantwortet werden, woraus ergeben sich Aufgaben? Er schlägt vor, was ins Taskboard soll – für mich und für ihn selbst. Eingetragen wird erst nach meiner Freigabe.
Taskboard-Check, mehrmals täglich Er schaut selbst nach, was drinsteht und heute fällig ist. Dadurch kann ich zwischendurch Aufgaben hineinschreiben, ohne ihn anzuschreiben – er findet sie und führt sie aus. Deadlines lassen sich direkt mit hinterlegen.
KI-News-Analyse, täglich um sechs Was ist in der KI-Welt passiert, was davon ist für mich relevant. Auf Wunsch bereitet er es direkt für die einzelnen Kanäle auf – nach den Formatvorgaben aus der Dokumentation.
Jederzeit auch von Hand Du musst nicht auf den Rhythmus warten. Ein Klick auf Ausführen startet die Aufgabe sofort.

Der blinde Fleck

Sam Altman wurde gefragt, was für ihn der beste Prompt aller Zeiten ist. Seine Antwort war sinngemäß: die Frage, was ich an dieser Situation nicht sehe. Hier als ausgearbeitete Fassung.

Prompt

Nenn mir die eine wichtigste Sache, die ich an dieser Situation nicht sehe.

Meine Situation:
[beschreib sie so, wie du sie jemandem erzählen würdest, der nicht dabei war – auch das, was du nur vermutest]

Was ich bisher tue oder vorhabe:
[ein paar Sätze]


SO GEHST DU VOR

1. Gib meine Situation in drei Sätzen wieder. Trenne dabei, was ich als Tatsache beschrieben habe, von dem, was ich deute. Wenn ich beides vermische, sag es mir.
2. Nenn die drei Dinge, die ich offenbar nicht sehe. Zu jedem: Welche Stelle in meiner Beschreibung bringt dich darauf? Zitier sie.
3. Entscheide dich für eines davon und begründe, warum es das wichtigste ist – also das, dessen Übersehen mich am teuersten zu stehen kommt.
4. Sag mir, was ich in den nächsten sieben Tagen tun kann, um herauszufinden, ob du richtig liegst.


REGELN

- Keine allgemeinen Wahrheiten. Jede Aussage muss sich an etwas festmachen, das ich geschrieben habe.
- Verkauf mir nichts als Erkenntnis, was ich selbst schon benannt habe.
- Sei unbequem. Wenn der blinde Fleck bei mir liegt und nicht bei den Umständen, sag das.
- Reicht meine Beschreibung nicht, frag nach statt zu raten. Sag ausdrücklich "das geht aus deiner Beschreibung nicht hervor", wenn es so ist.

Das Premortem

Du lässt dein Projekt einmal fiktiv scheitern, um genau das zu verhindern. Besonders nützlich, bevor eine Entscheidung fällt, die sich nur teuer zurücknehmen lässt.

Prompt

Wir machen ein Premortem. Das Projekt ist gescheitert – deine Aufgabe ist herauszufinden, woran.

Das Projekt:
[was du vorhast, bis wann, mit wem, woran sich Erfolg messen würde]

Wo ich gerade stehe:
[Stand, erste Ergebnisse, bekannte Unsicherheiten]


SO GEHST DU VOR

1. Versetz dich [Zeitraum, zum Beispiel sechs Monate] nach vorn. Das Projekt ist eindeutig gescheitert. Schreib in fünf Sätzen, wie dieses Scheitern aussieht – nicht abstrakt, sondern als Ablauf.
2. Nenn die sechs wahrscheinlichsten Ursachen. Ordne jede einer Kategorie zu: falsche Annahme, fehlende Ressource, Mensch zieht nicht mit, Außeneinfluss, handwerklicher Fehler.
3. Bewerte jede Ursache danach, wie wahrscheinlich sie ist und wie früh man sie hätte bemerken können.
4. Für die drei gefährlichsten: Woran hätte ich es früh gemerkt? Nenn je ein Signal, das ich ab morgen beobachten kann.
5. Zum Schluss: Welche Entscheidung, die ich bereits getroffen habe, birgt das größte Risiko?


REGELN

- Keine Ursachen, die auf jedes Projekt passen. "Schlechte Kommunikation" ist keine Antwort. Jede Ursache muss aus meiner Beschreibung folgen.
- Beschönige nichts. Der Sinn der Übung ist, dass es unangenehm wird.
- Fehlen dir Informationen für eine Einschätzung, benenne die Lücke, statt sie zu füllen.

Pareto: die 20 Prozent finden

Für den Fall, dass du dich schnell in ein Thema einarbeiten musst. Die KI kennt deinen Kontext – wenn du mit Erinnerungen arbeitest, schneidet sie die Auswahl auf deine Situation zu.

Prompt

Ich arbeite mich in ein Thema ein und will die 20 Prozent, die mir 80 Prozent bringen.

Thema:
[Thema, Buch, Kurs oder Fachgebiet]

Wozu ich es brauche:
[die konkrete Situation – Prüfung, Projekt, Gespräch, Entscheidung. Je genauer, desto besser der Zuschnitt.]

Wie viel Zeit ich habe:
[Stunden oder Tage]


SO GEHST DU VOR

1. Nenn die Konzepte, ohne die man das Thema nicht versteht. Höchstens sieben. Sortiere sie danach, wie viel sie für meinen Zweck tragen – nicht danach, wie ein Lehrbuch aufgebaut ist.
2. Erklär jedes in höchstens fünf Sätzen, mit einem Beispiel aus meinem Anwendungsfall.
3. Nenn, was ich für meinen Zweck weglassen kann, und schreib dazu, wann mich dieses Weglassen einholen würde.
4. Bau daraus einen Plan für die Zeit, die ich habe: was wann, und woran ich merke, dass ich es verstanden habe.
5. Stell mir am Ende fünf Fragen, mit denen ich prüfe, ob die 20 Prozent wirklich sitzen.


REGELN

- Ich will die Auswahl, nicht die Kurzfassung. Keine Zusammenfassung des ganzen Themas in klein.
- Begründe jede Auslassung.
- Lässt sich das Thema nicht sinnvoll eindampfen, sag mir das und sag warum, statt trotzdem zu liefern.

Die Übersicht behalten

Aus euren Fragen: Wer viele Agenten, Projekte, Skills und Konnektoren nutzt, verliert irgendwann den Faden. Meine Antwort ist dieselbe wie oben.

Alles an einer Stelle dokumentieren Welche Skills es gibt, welche Agenten, und was sie jeweils tun. Zentral, nicht verteilt.
Die KI es selbst eintragen lassen Wenn du einen Agenten anlegst, häng direkt an: dokumentiere in Notion, was dieser Agent macht. Über den Konnektor landet es von allein dort.
Später einfach nachfragen Hatte ich dazu schon einen Prozess dokumentiert, gibt es dazu schon einen Skill? Du musst es nicht mehr selbst überblicken.
Warum nicht nur Skills im Tool Skills direkt in Claude nutze ich weiterhin. Die Dokumentation im Hintergrund bleibt trotzdem Prio A – sie ist modell- und plattformunabhängig. Du kannst jede KI daran anstöpseln.

Erwähnt

Tiefer einsteigen

Wenn du das Ganze sauber aufsetzen willst – Dokumentation, Konnektoren, geplante Aufgaben: Die Schritt-für-Schritt-Kurse dazu liegen in der KI•POWERBOOST ACADEMY, zusammen mit den Prompts kommender Folgen.

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